Un nouvel employĂ© rejoint votre entreprise aujourd’hui ? FĂ©licitations : il y a 20% de chances pour qu’il souhaite dĂ©jĂ  vous quitter. Heureusement ce n’est pas une fatalitĂ©. Le remède ? Un accueil soigneusement prĂ©parĂ© – aussi appelĂ© onboarding !

Un petit cocktail de bienvenue ?

Le processus d’intégration : un enjeu sérieux

“Lorsque ClĂ©ment a pris ses fonctions […] il est tombĂ© des nues : pas d’ordinateur ni de bureau disponible, personne ne l’attendait.” Ce genre de tĂ©moignage n’est pas rare. En cause ? Un manque de moyens investis dans le processus d’intĂ©gration, d’encadrement des nouveaux, mais aussi de bienveillance Ă  leur Ă©gard… Souvent, personne ne se dĂ©voue pour les accueillir, ni ne sait comment faire. Le processus d’intĂ©gration est mĂŞme perçu comme une “patate chaude”, c’est Ă  dire, une perte de temps et d’argent… Et pourtant !

On l’a dit : un accueil ratĂ© suscite forcĂ©ment la dĂ©motivation des nouvelles recrues. Ce n’est pas un hasard si 13% des CDI s’arrĂŞtent Ă  la pĂ©riode d’essai – Ă  l’initiative du salariĂ© la plupart du temps. Pour l’entreprise, ces erreurs de casting peuvent coĂ»ter cher : 27 000 euros selon certains experts, entre 50 000 et 100 000 euros pour d’autres. Sans compter les effets dĂ©stabilisateurs et dĂ©moralisant sur les Ă©quipes en place…

Mais les consĂ©quences d’une mauvaise intĂ©gration ne sont pas seulement pĂ©cuniaires. Dans les mĂ©tiers dangereux, elles peuvent ĂŞtre irrĂ©parables. L’Institut national de recherche et de sĂ©curitĂ© au travail (INRS) a mesurĂ© qu’une grande part des accidents graves touchaient les nouveaux arrivants, surtout dans les quinze jours qui suivent leur embauche. Le rapport conclut : “Un bon accueil est un acte important en matière de santĂ© et de sĂ©curitĂ©.”

Si les risques d’une intĂ©gration bâclĂ©e ne sont plus Ă  prouver, encore faut-il souligner les bĂ©nĂ©fices d’une intĂ©gration rĂ©ussie ! Mieux accueilli, mieux formĂ©, le nouvel arrivant sera plus vite opĂ©rationnel ; il ne freinera pas ses collègues avec des questions intempestives et, sur le long terme, il sera plus fidèle Ă  l’entreprise. Surtout, le processus d’intĂ©gration est un moment crucial pour les entreprises qui grandissent et qui souhaitent renforcer leur culture interne, plutĂ´t que de la diluer. Dès leur arrivĂ©e, les nouveaux doivent ĂŞtre “jetĂ©s dans le bain”, s’imprĂ©gner du jargon, des valeurs, de l’état d’esprit… Ils ne demandent que ça !

Maintenant, nous savons toute l’importance d’une bon accueil. Encore faut-il savoir l’organiser.

Le B-A BA de l’accueil

Tout d’abord, il faut clairement dĂ©signer celles et ceux qui seront en charge de l’intĂ©gration, car il y a peu de chances pour que les salariĂ©s prennent spontanĂ©ment sur leur temps de travail. On peut choisir une personne ou plusieurs, de manière ponctuelle ou rĂ©gulière, selon les besoins : l’important, c’est d’officialiser le processus d’intĂ©gration, tout comme rĂ´le “d’intĂ©grateur” (ou “tuteur”), pour qu’ils soient pris au sĂ©rieux. Dans une petite entreprise (moins de vingt 20 salariĂ©s), tous les collaborateurs pourront ĂŞtre mises Ă  contribution, chacun se relayant pour transmettre des informations propres Ă  son poste et ses compĂ©tences, suivant un planning Ă©tabli Ă  l’avance. Dans une entreprise plus grande, l’intĂ©gration d’un nouveau sera plutĂ´t prise en charge par ses collaborateurs directs ; ils n’oublieront pas de lui prĂ©senter les Ă©quipes avec lesquelles il travaillera, ses Ă©quipes “ressources”, ainsi que les Ă©quipes RH.

Au minimum, l’intégration doit permettre au nouveau salarié de comprendre schématiquement l’organisation de l’entreprise, la fonction de chaque équipe, et ce qu’on attend de lui. Le nouveau reçoit également son matériel, se familiarise avec l’intranet et les logiciels en usage. Il peut aussi commencer par une première mission, pour se “mettre en jambe”.

Et pourquoi pas faire l’expérience d’un métier terrain fondamental pour l’entreprise ? Par exemple, chez Renault, tous les nouveaux commencent par un stage d’immersion d’un mois, d’abord en usine, puis en magasin. Même les cadres dirigeants s’y plient !

Il est aussi courant de faire tester aux nouveaux le produit/service de l’entreprise. Ce n’est pas toujours possible, mais c’est un effort toujours apprécié qui donnera du sens à leur travail.

Beaucoup d’entreprises (68%) distribuent un petit livret d’accueil. C’est un bon support pour centraliser les informations essentielles que les nouveaux pourraient oublier (d’autant qu’ils sont, saturés d’informations pendant les premiers jours) : annuaire des collaborateurs, organigrammes, termes techniques, procédures de base… C’est rassurant pour tout le monde !

Autre idée : associer, à chaque nouvel arrivant, un parrain ou une marraine. Moins formels que le tuteur, les parrains et les marraines sont des personnes expérimentées que le nouveau n’hésitera pas à déranger pour poser les questions qui ne sont pas directement liées à son poste, ou même, tout bêtement, pour ne pas déjeuner seul les premiers jours…

Et pourquoi pas offrir des petits cadeaux ? Par exemple un sac floquĂ©, avec un t-shirt Ă  l’effigie de l’entreprise, un calepin et une bouteille de vin ? Vous trouvez cela lĂ©gèrement exagĂ©rĂ© ? C’est pourtant ce que chaque nouveau salariĂ© trouve sur son bureau, le premier jour, quand il arrive chez Twitter.

Quelques idées reçues

“Une bonne intégration dure quelques jours, à partir du moment où le salarié arrive dans l’entreprise.”

Faux ! Une bonne intégration commence avant même l’arrivée du nouveau. Il doit se sentir attendu, “désiré” même. On peut lui donner, par e-mail ou par téléphone, quantité d’informations utiles : les horaires, la tenue exigée, le planning des premiers jours… Tout pour le mettre à l’aise. Si les efforts d’accueil sont particulièrement soutenus pendant la première semaine, idéalement, ceux-ci se poursuivre pendant toute la période d’essai. Il est important que le nouveau puisse se mettre au travail rapidement avec des objectifs clairs sur les mois à venir, qui seront discutés (et peut-être révisés) avec le n+1 lors de points d’étapes réguliers.

“L’intĂ©gration concerne les personnes que l’on vient de recruter.” 

Oui, mais pas seulement… On l’oublie, mais l’intégration concerne aussi les salariés qui changent de poste en interne ! Nouvelle équipe, nouveau métier, parfois même, nouveau lieu de travail… Cela mérite bien d’être accueilli, non ?

“L’intĂ©gration se fait sur le lieu de travail.” 

Pas forcĂ©ment. Si l’entreprise possède plusieurs locaux, l’intĂ©gration se fait idĂ©alement au siège, et s’accompagne d’un petit mot du prĂ©sident – cela permet au nouveau venu de se sentir considĂ©rĂ©. Enfin, il n’est pas rare pour les grandes entreprises d’organiser une ou plusieurs journĂ©es d’accueil, Ă  l’extĂ©rieur des locaux, avec un vĂ©ritable… sĂ©minaire d’intĂ©gration !

Tout est possible. L’essentiel, au fond, est d’affirmer sa bonne volontée ; à vous de jouer !

Sources