Une entreprise peut déménager pour faire des économies (l’immobilier étant le deuxième poste de coût après les salaires). Dans les périodes fastes, au contraire, les nouveaux bureaux seront choisis plus grands, pour accompagner la croissance des équipes, mais aussi plus beaux, et plus confortables (et forcément plus chers). Mais dans un cas comme dans l’autre, le déménagement s’anticipe ! Avec quelques bons conseils, vous pourrez même l’organiser vous-même, sans aide extérieure… Et qui sait ? Les équipes pourraient bien en tirer quelques bénéfices inattendus !
Combien de temps à l’avance faut-il s’y prendre ?
Une fois que les futurs locaux sont trouvés, il faut choisir une date pour le déménagement. Dans l’idéal, choisissez une période creuse, par exemple le mois d’août, car un déménagement impacte toujours la productivité.
L’organisation du déménagement à proprement parler devra se faire en amont :
- Pour une petite entreprise (< 10 salariés), compter quelques semaines pour préparer le déménagement.
- Pour une entreprise moyenne (entre 50 et 100 salariés), compter 4 mois.
- Pour une grosse entreprise (plus de 100 salariés) compter 6 mois.
Ce délai vous permettra de gérer les questions administratives ainsi que l’aménagement des futurs locaux.
S’occuper des questions administratives
Si l’entreprise déménage dans un nouveau secteur géographique (notion juridique n’ayant pas de définition précise), elle devra obtenir l’autorisation écrite de tous les salariés, à moins que ceux-ci n’aient préalablement signé des clauses de mobilité. Les salariés qui refusent le déménagement pourront bénéficier d’un « licenciement pour motif économique ».
Il faut ensuite réaliser un audit des futurs locaux, pour s’assurer qu’il puissent recevoir tous vos équipements actuels (ordinateurs, frigos, connexions, etc.).
Vient enfin la modification contrat : Internet, électricité, eau, etc. Il peut s’agir d’un simple changement d’adresse. Mais le déménagement est aussi l’occasion de changer carrément ses abonnements, voire, de choisir de nouveaux fournisseurs. Pour vous aider, vous pouvez suivre ce lien proposant de très bons comparatifs sur les contrats d’énergie. Concernant la question des box pour entreprises, vous en saurez plus en consultant ce second article.
Concevoir l’aménagement des nouveaux bureaux
Il est important d’impliquer tout le monde en faisant circuler, dans l’entreprise, un « plan d’implantation » qui déterminera l’emplacement de chaque équipe, voir l’emplacement de chaque meuble. Ainsi, chacun pourra donner son avis. Cette longue recherche de compromis n’a rien de superflue : elle permet d’éviter les frustrations larvées, qui peuvent démotiver les salariés ou même dégénérer plus tard en conflits. Si personne n’a le temps pour un tel projet, vous pouvez même faire appel à un professionnel en freelance ou en CDD : le Space Planner.
N’oubliez pas que des bureaux agréables et bien aménagés peuvent devenir un facteur de productivité, en favorisant les échanges entre équipes, la créativité et le bien-être des individus… De plus, s’ils sont accueillants, voire originaux, vos bureaux pourront devenir votre « carte de visite », et vous permettre de recruter plus facilement des jeunes talents. Ce n’est pas pour rien qu’Amazon a fait construire un étonnant biodôme de verre en plein cœur de Seattle.
Et si vous manquez d’inspiration, vous pouvez toujours trouver quelques conseils du côte Feng Shui. Pas sûr que les effets « énergétiques » fonctionnent vraiment ; mais ça ne coûte rien d’essayer.
