Une entreprise peut dĂ©mĂ©nager pour faire des Ă©conomies (l’immobilier Ă©tant le deuxiĂšme poste de coĂ»t aprĂšs les salaires). Dans les pĂ©riodes fastes, au contraire, les nouveaux bureaux seront choisis plus grands, pour accompagner la croissance des Ă©quipes, mais aussi plus beaux, et plus confortables (et forcĂ©ment plus chers). Mais dans un cas comme dans l’autre, le dĂ©mĂ©nagement s’anticipe ! Avec quelques bons conseils, vous pourrez mĂȘme l’organiser vous-mĂȘme, sans aide extĂ©rieure… Et qui sait ? Les Ă©quipes pourraient bien en tirer quelques bĂ©nĂ©fices inattendus !

   

Combien de temps Ă  l’avance faut-il s’y prendre ?

Une fois que les futurs locaux sont trouvĂ©s, il faut choisir une date pour le dĂ©mĂ©nagement. Dans l’idĂ©al, choisissez une pĂ©riode creuse, par exemple le mois d’aoĂ»t, car un dĂ©mĂ©nagement impacte toujours la productivitĂ©.

 L’organisation du dĂ©mĂ©nagement Ă  proprement parler devra se faire en amont :

  • Pour une petite entreprise (< 10 salariĂ©s), compter quelques semaines pour prĂ©parer le dĂ©mĂ©nagement.
  • Pour une entreprise moyenne (entre 50 et 100 salariĂ©s), compter 4 mois.
  • Pour une grosse entreprise (plus de 100 salariĂ©s) compter 6 mois.

Ce dĂ©lai vous permettra de gĂ©rer les questions administratives ainsi que l’amĂ©nagement des futurs locaux. 

  

S’occuper des questions administratives

Si l’entreprise dĂ©mĂ©nage dans un nouveau secteur gĂ©ographique (notion juridique n’ayant pas de dĂ©finition prĂ©cise), elle devra obtenir l’autorisation Ă©crite de tous les salariĂ©s, Ă  moins que ceux-ci n’aient prĂ©alablement signĂ© des clauses de mobilitĂ©. Les salariĂ©s qui refusent le dĂ©mĂ©nagement pourront bĂ©nĂ©ficier d’un « licenciement pour motif Ă©conomique ». 

Il faut ensuite rĂ©aliser un audit des futurs locaux, pour s’assurer qu’il puissent recevoir tous vos Ă©quipements actuels (ordinateurs, frigos, connexions, etc.).

Vient enfin la modification contrat : Internet, Ă©lectricitĂ©, eau, etc. Il peut s’agir d’un simple changement d’adresse. Mais le dĂ©mĂ©nagement est aussi l’occasion de changer carrĂ©ment ses abonnements, voire, de choisir de nouveaux fournisseurs. Pour vous aider, vous pouvez suivre ce lien proposant de trĂšs bons comparatifs sur les contrats d’Ă©nergie. Concernant la question des box pour entreprises, vous en saurez plus en consultant ce second article.

  

Concevoir l’amĂ©nagement des nouveaux bureaux

Il est important d’impliquer tout le monde en faisant circuler, dans l’entreprise, un « plan d’implantation » qui dĂ©terminera l’emplacement de chaque Ă©quipe, voir l’emplacement de chaque meuble. Ainsi, chacun pourra donner son avis. Cette longue recherche de compromis n’a rien de superflue : elle permet d’Ă©viter les frustrations larvĂ©es, qui peuvent dĂ©motiver les salariĂ©s ou mĂȘme dĂ©gĂ©nĂ©rer plus tard en conflits. Si personne n’a le temps pour un tel projet, vous pouvez mĂȘme faire appel Ă  un professionnel en freelance ou en CDD : le Space Planner.

N’oubliez pas que des bureaux agrĂ©ables et bien amĂ©nagĂ©s peuvent devenir un facteur de productivitĂ©, en favorisant les Ă©changes entre Ă©quipes, la crĂ©ativitĂ© et le bien-ĂȘtre des individus… De plus, s’ils sont accueillants, voire originaux, vos bureaux pourront devenir votre « carte de visite », et vous permettre de recruter plus facilement des jeunes talents. Ce n’est pas pour rien qu’Amazon a fait construire un Ă©tonnant biodĂŽme de verre en plein cƓur de Seattle.

Et si vous manquez d’inspiration, vous pouvez toujours trouver quelques conseils du cĂŽte Feng Shui. Pas sĂ»r que les effets « énergĂ©tiques » fonctionnent vraiment ; mais ça ne coĂ»te rien d’essayer.