De nombreux Office Managers se voient confier par leur direction une mission trĂšs spĂ©ciale : assurer le renforcement de la cohĂ©sion d’équipe. Le but est de fidĂ©liser les salariĂ©s, mais surtout s’assurer de leur motivation sans faille Ă  atteindre les objectifs fixĂ©s et Ă  performer. Un vĂ©ritable challenge pour les Office Managers, qui solutionnent gĂ©nĂ©ralement la problĂ©matique en organisant l’un ou l’autre Team Building d’équipe. Sur le papier, rien de mieux pour renforcer la cohĂ©sion interne. Pourtant, la motivation des Ă©quipes ne semble pas toujours au beau fixe aprĂšs les traditionnels sĂ©minaires au vert, Olympiades d’entreprise et autres Escape Games. 

Aujourd’hui, nous allons comprendre pourquoi l’évĂ©nementiel interne n’est rien sans une solide stratĂ©gie de crĂ©ation et dĂ©veloppement de lien inter-Ă©quipes. MĂ©lissa Broguy, Office Manager depuis plus de 5 ans, rĂ©cemment devenue Freelance et consultante en QualitĂ© de Vie au Travail, nous a aidĂ© Ă  apprĂ©hender la question. Cette derniĂšre nous apporte Ă©galement ses conseils avisĂ©s sur le sujet.

L’évĂ©nementiel seul ne suffit plus Ă  dĂ©velopper la cohĂ©sion d’équipe

Imaginez la scĂšne : vous avez passĂ© des heures Ă  organiser la soirĂ©e de NoĂ«l de votre entreprise, Ă  dĂ©nicher le traiteur parfait, Ă  Ă©laborer un menu de NoĂ«l savoureux, Ă  rĂ©server le lieu idĂ©al et Ă  prĂ©voir des animations plus originales les unes que les autres pour amuser et dĂ©velopper les liens entre vos collaborateurs. Le budget mobilisĂ© est important, il s’agit de l’un des plus gros Ă©vĂ©nements de l’annĂ©e pour votre entreprise. Sauf que voilĂ , force est de constater que la soirĂ©e ne prend pas. La moitiĂ© des salariĂ©s conviĂ©s n’est pas venue, et l’autre moitiĂ© consulte sa montre Ă  intervalles rĂ©guliers. Vous vous rendez Ă  l’évidence : le vĂ©ritable menu de la soirĂ©e, c’est la soupe Ă  la grimace. Déçu.e, vous cherchez Ă  comprendre ce qui n’a pas fonctionnĂ©, sans grand rĂ©sultat.

Si la situation ci-dessus vous semble Ă©trangement familiĂšre, ou si vous avez tout simplement dĂ©jĂ  organisĂ© un sĂ©minaire qui n’a “pas pris”, c’est parce que le sujet de la cohĂ©sion d’équipe n’a pas Ă©tĂ© traitĂ© de la bonne maniĂšre. Et pour cause, l’évĂ©nementiel interne n’est pas une prioritĂ©, ni la seule et unique solution au dĂ©veloppement de la cohĂ©sion d’équipe. Il ne porte ses fruits que si les rĂ©clamations et questionnements des salariĂ©s ont Ă©tĂ© pris en compte et traitĂ©s en amont. 

En effet, un salariĂ© soumis Ă  une forte pression de la part de son manager, obligĂ© de travailler dans un open space sans pouvoir s’isoler au besoin ou dont la chaise de bureau lui cause des problĂšmes de dos depuis plusieurs mois ne tiendra pas Ă  investir davantage de temps pour son entreprise en participant Ă  un Team Building. On ne pourra dĂ©cemment pas lui en vouloir. Par ailleurs, certaines entreprises ont mĂȘme rendu obligatoires ces Ă©vĂ©nements internes, avec des rĂ©sultats tout aussi peu concluants. Le salariĂ©, “forcĂ©â€ de participer, ne peut qu’avoir un avis nĂ©gatif sur l’évĂ©nement, aussi rĂ©ussi soit-il. Un salariĂ© frustrĂ©, un Ă©vĂ©nement ratĂ© et un budget dĂ©pensĂ© inutilement… Et s’il Ă©tait temps de rĂ©flĂ©chir Ă  une nouvelle façon de dĂ©velopper du lien en interne sur le long terme ?

Mettre en place une stratĂ©gie de cohĂ©sion d’équipe long terme

L’organisation d’un Team Building ne ravivera pas d’un coup de baguette magique la cohĂ©sion d’équipe. Mettre en place une vĂ©ritable stratĂ©gie de dĂ©veloppement de la cohĂ©sion interne s’avĂšre indispensable pour avoir un vĂ©ritable impact, et motiver vos collaborateurs. Mais par oĂč commencer ? 

Nous sommes revenus avec MĂ©lissa sur les premiĂšres Ă©tapes Ă  respecter afin d’instaurer une stratĂ©gie de cohĂ©sion d’équipe efficace.

Étape 1 : RĂ©aliser un audit de la situation actuelle

Prenez du recul sur votre entreprise, observez les liens entre la hiĂ©rarchie et les salariĂ©s, les interactions entre les employĂ©s. Ainsi, il est capital de consulter tous les membres de l’entreprise ou du service concernĂ© et intĂ©grer ainsi l’ensemble des effectifs Ă  cette rĂ©flexion commune. Cet exercice vous permettra de mettre en exergue les points forts et faibles de votre organisation, et de dĂ©finir en consĂ©quence les axes d’amĂ©lioration de l’entreprise en terme de qualitĂ© de vie au travail. Questionnez vos collaborateurs sur les thĂ©matiques suivantes :

– La qualitĂ© / la frĂ©quence du suivi managĂ©rial
– Le niveau d’autonomie sur leurs missions
– Les perspectives d’évolution
– Les avantages proposĂ©s par l’entreprise en termes de ticket-restaurant, mutuelle, CE, prise en charge du transport
– La qualitĂ© du matĂ©riel de travail 
– La gestion de leur Ă©quilibre vie personnelle – vie professionnelle
– La communication transversale et horizontale au sein de l’entreprise

Cette liste de thĂ©matiques est bien sĂ»r non exhaustive. En fonction des retours de vos collaborateurs, vous dĂ©gagerez un certain nombre de problĂ©matiques Ă  rĂ©soudre. Appuyez-vous sur celles-ci pour dĂ©cliner plusieurs actions qui vous permettront d’y rĂ©pondre de maniĂšre pertinente. Suite Ă  cela, planifiez-les dans un calendrier (achat de matĂ©riel de bureau, mise en place d’un systĂšme de tĂ©lĂ©travail occasionnel ou proposition de formations professionnelles par exemple). Votre stratĂ©gie et votre plan d’actions sont prĂȘts ! L’objectif de cette premiĂšre Ă©tape est trĂšs simple : permettre aux salariĂ©s de s’épanouir au quotidien dans leur travail.

En apparence simple, la rĂ©alisation d’un audit et la dĂ©finition d’actions Ă  mettre en place peut parfois se rĂ©vĂ©ler complexe. Un Ɠil et une aide externe de professionnels de la QualitĂ© de Vie au Travail tels que ceux de MĂ©lissa se rĂ©vĂšlent ĂȘtre des atouts de taille pour mener Ă  bien vos rĂ©flexions sur le sujet, et rĂ©ussir cette premiĂšre Ă©tape.

Étape 2 : CrĂ©er des temps d’échanges rĂ©guliers entre collaborateurs

Une fois les problĂ©matiques principales des collaborateurs solutionnĂ©es, concentrez-vous sur l’organisation de moments d’échanges entre collĂšgues. Ces derniers font partie intĂ©grante de votre stratĂ©gie de dĂ©veloppement de la cohĂ©sion interne. L’erreur serait alors de tout miser sur l’organisation d’un seul Ă©vĂ©nement interne. La cohĂ©sion des Ă©quipes sur le long terme est dĂ©pendante de la rĂ©currence des temps d’échange instaurĂ©s.

CĂŽtĂ© formel, Serious Game et Escape Game ont le vent en poupe lorsqu’il s’agit d’unir les compĂ©tences de diffĂ©rents collaborateurs. Il s’agira de rĂ©soudre une problĂ©matique fictive, le tout dans un cadre pĂ©dagogique. Les afterworks seront apprĂ©ciĂ©s pour Ă©changer entre collĂšgues dans une ambiance plus informelle, afin d’apprendre Ă  mieux se connaĂźtre en-dehors du travail.

En terme de frĂ©quence, MĂ©lissa nous conseille l’organisation d’un temps d’échange par mois Ă  minima. Ce nombre qui pourra bien entendu varier notamment en fonction du nombre de salariĂ©s prĂ©sents en entreprise. Par ailleurs, certaines entreprises organisent  jusqu’à 4 Ă©vĂ©nements internes par mois… si ce n’est plus ! Un point d’alerte toutefois concernant l’organisation trĂšs rĂ©guliĂšre d’évĂ©nements informels. En souhaitant bien faire et dĂ©velopper au maximum la cohĂ©sion de groupe, vous pourriez sans le vouloir mettre la pression Ă  vos collaborateurs. Ceux-ci risqueraient de se sentir obligĂ©s de participer Ă  chaque Ă©vĂ©nement afin de s’intĂ©grer. Pour Ă©viter d’aboutir Ă  l’effet inverse de votre objectif, n’oubliez pas l’essentiel : tout temps d’échange informel doit rester facultatif !

Selon le budget qui vous est attribuĂ© pour cette mission, votre dose de crĂ©ativitĂ© et le temps que vous pouvez accorder au dĂ©veloppement de la cohĂ©sion d’équipe au sein de votre entreprise, de nombreuses autres actions pourront ĂȘtre mises en place afin de conserver cette rĂ©currence. MĂ©lissa nous suggĂšre quelques pistes qui ont fait leurs preuves :

– Le Shared Lunch ou Random Coffee. Chaque semaine, “matchez” deux ou trois collaborateurs de maniĂšre alĂ©atoire autour d’un dĂ©jeuner ou d’une pause cafĂ© pour encourager les Ă©changes. Si la discussion a du mal Ă  dĂ©marrer, proposez un mot-clĂ© afin de faciliter les Ă©changes : voyages, livres, films, sport
 En pĂ©riode de crise sanitaire, il est mĂȘme possible de le faire par visio !

– Le partage de passion et / ou de connaissances. Un midi par semaine, lors d’un dĂ©jeuner partagĂ©, l’un des collaborateurs de l’entreprise Ă©voque sa passion ou partage ses connaissances dans un domaine spĂ©cifique.

– Le Cuistot de la Semaine. Si le nombre de collaborateurs le permet, un midi par semaine, une personne cuisine pour l’ensemble des membres de l’entreprise et dĂ©voile ses talents culinaires. Plat ou dessert, Ă  vous de choisir !

– La cĂ©lĂ©bration des anniversaires. Organisez un moment convivial pour l’ensemble des Ă©quipes le jour de l’anniversaire de chaque collaborateur, ou une fois par mois pour cĂ©lĂ©brer l’ensemble des anniversaires du mois en question. Cela peut ĂȘtre Ă  l’occasion d’un afterwork ou bien simplement le temps de la pause dĂ©jeuner !

– La cĂ©lĂ©bration des grandes fĂȘtes du calendrier. NoĂ«l, Halloween, la Chandeleur ou Carnaval sont autant d’occasion de rĂ©unir les Ă©quipes lors d’un moment de dĂ©tente. Les plus crĂ©atif.ve.s d’entre-vous pourront dĂ©corer les bureaux pour faire vivre l’expĂ©rience au maximum !

Étape 3 : RĂ©viser votre processus d’onboarding

Les talents actuels sont convaincus par votre entreprise et motivĂ©s. Bravo, vous avez passĂ© les premiĂšre Ă©tape ! Maintenant, il s’agit de sĂ©duire et convaincre Ă©galement les nouveaux arrivants. Saviez-vous que 4% des employĂ©s quittent leur nouveau travail suite Ă  une premiĂšre journĂ©e ratĂ©e ? Des frais de dĂ©part imprĂ©vus pour l’entreprise, qui auraient pu ĂȘtre Ă©vitĂ©s. 69% des salariĂ©s travaillent encore dans la mĂȘme entreprise trois ans aprĂšs leur onboarding lorsque ce dernier s’est bien dĂ©roulĂ©. 

Trop souvent nĂ©gligĂ©, l’onboarding est pourtant un Ă©lĂ©ment clĂ© de la cohĂ©sion interne. Celui-ci doit en effet permettre au nouveau talent de s’intĂ©grer de maniĂšre optimale au sein de l’équipe. Il se rĂ©sume en deux mots, inclusif et bienveillant, selon MĂ©lissa. Son objectif est clair : impulser les valeurs de l’entreprise, motiver et fidĂ©liser le talent recrutĂ©. Pour ce faire, il s’avĂšre aujourd’hui nĂ©cessaire d’aller au-delĂ  de la simple mise Ă  disposition d’un espace de travail et de la traditionnelle documentation papier prĂ©sentant l’entreprise. De nombreuses autres pistes sont Ă  exploiter pour :

IntĂ©grer le nouveau talent au sein des Ă©quipes : proposer de partager un verre avec les collaborateurs disponibles quelques jours avant son arrivĂ©e officielle. PrĂ©senter le nouvel arrivant par mail ou via la messagerie de l’entreprise Ă  l’ensemble des Ă©quipes. Organiser un dĂ©jeuner d’équipe dĂšs le premier jour. Mettre en place un systĂšme de “buddy” pour lui permettre d’apprĂ©hender de maniĂšre plus sereine ses premiers jours dans l’entreprise.

Faire comprendre au nouveau collaborateur qu’il est attendu : prĂ©parer un welcome pack aux couleurs de l’entreprise sur son bureau. Planifier son agenda pour sa premiĂšre semaine Ă  minima afin d’éviter les moments d’ennui !

– Faire prendre conscience au talent de son impact futur au sein de l’entreprise. Permettre aux nouveaux arrivants de dĂ©couvrir le fonctionnement de chaque service s’est rĂ©vĂ©lĂ© une rĂ©ussite chez Kactus. En plus de comprendre l’organisation de l’entreprise dans son intĂ©gralitĂ© et les interactions entre chaque Ă©quipe, le talent intĂšgre rapidement quel sera son rĂŽle et la maniĂšre dont il va pouvoir avoir un impact sur le dĂ©veloppement de la sociĂ©tĂ©.

Étape 4 : Mesurer les rĂ©sultats des actions menĂ©es

Votre hiĂ©rarchie vous demandera forcĂ©ment une Ă©valuation des actions menĂ©es dans le cadre du dĂ©veloppement de la cohĂ©sion d’équipe. Il s’agit en effet d’un budget qui vous a Ă©tĂ© assignĂ©, de ce fait il vous appartient de dĂ©terminer le niveau d’efficacitĂ© des actions qu’il a permis de mettre en place. Experte dans ce domaine, MĂ©lissa nous apporte une vision ROI (Retour sur Investissement) d’une stratĂ©gie de cohĂ©sion interne. Notre experte nous suggĂšre des indicateurs clĂ©s de performance Ă  analyser et prĂ©senter Ă  votre direction.

En termes d’indicateurs quantitatifs, Ă©valuez par exemple l’évolution du taux d’absentĂ©isme, du nombre d’arrĂȘts maladie, du montant des frais de recrutement et du turnover au sein de l’entreprise sur une annĂ©e. Ainsi, si les chiffres sont en baisse constante, c’est que votre travail a portĂ© ses fruits !

L’évaluation d’une stratĂ©gie de cohĂ©sion d’équipe nĂ©cessite Ă©galement l’analyse rĂ©guliĂšre des feedbacks des collaborateurs. Par consĂ©quent, pour un indicateur qualitatif de votre stratĂ©gie, il sera nĂ©cessaire de leur demander d’évaluer de façon rĂ©currente leur niveau de motivation ainsi que leur sentiment d’estime et d’appartenance vis-Ă -vis de l’entreprise. 

Cette fois encore, l’aide d’un expert en QualitĂ© de Vie au Travail peut Ă©galement s’avĂ©rer prĂ©cieuse. Pour ce faire, n’hĂ©sitez pas Ă  vous appuyer sur un professionnel pour traiter ce sujet dĂ©licat qu’est l’analyse des rĂ©sultats, crĂ©er ensemble un questionnaire adaptĂ© Ă  diffuser auprĂšs de l’ensemble des collaborateurs ainsi qu’une Ă©tude claire Ă  prĂ©senter Ă  sa direction.

ÉvĂ©nementiel : les clĂ©s pour rĂ©ussir son Team Building et renforcer la cohĂ©sion d’équipe

IntĂ©grĂ© Ă  une sĂ©rie d’actions destinĂ©es Ă  renforcer la cohĂ©sion d’entreprise, l’évĂ©nementiel interne reste un Ă©lĂ©ment clĂ© de toute stratĂ©gie de cohĂ©sion d’équipe. Pour autant, son succĂšs dĂ©pend d’une organisation irrĂ©prochable. MĂ©lissa nous partage ses astuces pour faire de votre prochain Team Building un succĂšs, et assurer la rĂ©ussite des suivants !

Sollicitez vos collaborateurs

Il est indispensable d’impliquer les Ă©quipes dans votre rĂ©flexion. En effet, s’il s’avĂšre statistiquement impossible de satisfaire 100% des participants, il est toutefois parfaitement envisageable de rĂ©pondre aux besoins et aux envie de la majoritĂ©. Il serait dommage de s’apercevoir en plein Team Building Ă  Deauville que 90% des effectifs aurait prĂ©fĂ©rĂ© un sĂ©jour Ă  la montagne !

Solliciter, impliquer et valoriser les collaborateurs. PrĂ©parez un questionnaire de 10 questions maximum, ludique, Ă  rĂ©diger sur Typeform ou Google Forms. Dans un second temps, diffusez-le ensuite aux Ă©quipes via mail, Slack, Yammer ou tout autre messagerie d’entreprise. Faites ensuite le point sur les souhaits de chacun concernant par exemple :

– Le type de lieu (hĂŽtel, domaine, chĂąteau, loft d’artiste ?)
– Sa localisation (en Île-de-France pour rĂ©unir l’ensemble des Ă©quipes, Ă  l’étranger, en province ?)
– Le cadre (Ă  la mer, Ă  la montagne, en ville ?)
– L’ambiance du sĂ©minaire (100% travail, 100% dĂ©tente ou un mix des deux ?)
– Le type d’activitĂ©s souhaitĂ© (spa, Ă©quitation, randonnĂ©e, course d’orientation, soirĂ©e dansante ?)
– La durĂ©e du sĂ©jour (une seule journĂ©e, deux jours une nuit, trois jours deux nuits ?)
– En bonus : une question ouverte concernant les goodies souhaitĂ©s. Une belle alternative pour satisfaire les envies de chacun sur un sujet au moins. Ce sont sont gĂ©nĂ©ralement les mĂȘmes types de goodies qui sont plĂ©biscitĂ©s !

Faites marcher votre réseau

Pas si simple de dĂ©nicher sans cesse de nouveaux prestataires de qualitĂ© ou de nouvelles idĂ©es d’activitĂ©s insolites, avec de surcroĂźt un budget souvent restreint. Heureusement, comme MĂ©lissa nous le rappelle, les Office Managers “sont une grande famille”. LinkedIn fourmille de groupes d’entraide. N’hĂ©sitez pas Ă  solliciter vos pairs pour vos recherches de lieux ou de traiteurs. Vous y trouverez de l’inspiration pour des activitĂ©s de Team Building originales ou encore l’organisation d’Olympiades, pour tous les budgets. L’intelligence collective demeure le meilleur outil d’un.e Office Manager pour un Ă©vĂ©nement rĂ©ussi !

Proposer un partenariat aux fournisseurs reste Ă©galement une option possible, en dernier recours. En effet, si le rapport qualitĂ©-prix s’avĂšre satisfaisant, il est important de leur prĂ©ciser que de nouvelles commandes peuvent leur ĂȘtre passĂ©es ultĂ©rieurement Ă  l’occasion des futurs Ă©vĂ©nements, et ceci de maniĂšre rĂ©currente. De plus, il est Ă©galement intĂ©ressant de souligner l’impact de la recommandation d’un prestataire au sein des diffĂ©rents rĂ©seaux d’Office Managers. Pour un.e Office Manager satisfait, ce sont des centaines de potentiels prospects ciblĂ©s en une seule fois pour le prestataire en question, sans dĂ©bourser un seul centime !

Déterminez le succÚs de votre événement

Le sĂ©minaire est peut-ĂȘtre terminĂ©, mais il reste toutefois une derniĂšre Ă©tape avant de clĂŽturer le dossier. N’oubliez pas d’analyser le succĂšs de votre Ă©vĂ©nement ! Un compte-rendu qui vous sera Ă  fortiori demandĂ© par votre direction. Rompue Ă  l’exercice, MĂ©lissa conseille de rĂ©diger un second questionnaire. Ce dernier comprend idĂ©alement deux ou trois questions fermĂ©es et une question ouverte, afin de compiler des retours Ă  la fois quantitatifs et qualitatifs. Il sera Ă  transmettre Ă  l’ensemble des participants dans la semaine suivant l’évĂ©nement, en veillant Ă  l’anonymisation des rĂ©ponses. Son but est bien sĂ»r d’analyser les succĂšs, mais aussi les points Ă  amĂ©liorer. Cela vous permettra de perfectionner l’organisation des prochains Ă©vĂ©nements d’équipe. Il n’y a pas de meilleure Ă©valuation possible que celle basĂ©e sur les feedbacks des bĂ©nĂ©ficiaires de l’évĂ©nement. Selon les aspects de l’évĂ©nement que vous souhaitez analyser, les questions peuvent ĂȘtre les suivantes :

– Avez-vous apprĂ©ciĂ© le lieu ?
– Qu’avez-vous pensĂ© de sa localisation ?
– Avez-vous apprĂ©ciĂ© les animations proposĂ©es ?
– Auriez-vous modifiĂ© certains Ă©lĂ©ments pour amĂ©liorer ce Team Building ? Si oui, lesquels ?


Vous voilĂ  fin prĂȘt.e Ă  lancer votre stratĂ©gie de dĂ©veloppement de la cohĂ©sion interne, et Ă  booster la crĂ©ation de liens entre vos collaborateurs !

D’ailleurs, si vous ĂȘtes Ă  la recherche du lieu parfait pour votre prochain Team Building, rendez-vous ici.

Un grand merci Ă  MĂ©lissa Broguy, Office Manager et Freelance en QualitĂ© de Vie au Travail qui a acceptĂ© de rĂ©pondre Ă  nos questions et Ă  nous faire part de ses conseils et astuces concernant le dĂ©veloppement de la cohĂ©sion d’équipe en entreprise.

À la recherche d’informations concernant l’Office Management et la QualitĂ© de Vie au Travail ? Contactez MĂ©lissa sur son site MBro Agency.