Ce matin au travail, vous vous êtes vu(e) confier une mission de la plus haute importance : l’organisation du séminaire annuel. Un challenge certes passionnant, mais qui rajoute une charge de travail considérable à votre emploi du temps déjà surchargé.

Comment diviser par 4 le temps passé sur cette mission ? Nous vous donnons toutes nos astuces.

1. Fixer le cadre de travail​

Avant de vous lancer tĂŞte baissĂ©e dans l’organisation, essayez d’établir le brief le plus dĂ©taillĂ© possible :

  • Les participants (nombre de participants, typologie des participants)​
  • Les dates: dates du sĂ©minaire, durĂ©e du sĂ©minaire, sĂ©quençage global des journĂ©es / demi-jourĂ©es
  • Le budget:  budget global allouĂ© (tranche supĂ©rieure, tranche infĂ©rieure) rĂ©partition fixĂ©e par famille de coĂ»ts – transports, salle, hĂ©bergement, nourriture
  • Le lieu:  rĂ©gion visĂ©e, besoins spĂ©cifiques pour le lieu, nombre de salles nĂ©cessaires, besoins en matĂ©riel
  • Le cadre:  thème souhaitĂ©, objectifs de l’Ă©vĂ©nement (culture d’entreprise, dynamisation des ventes, lancement produit…),  ton donnĂ© Ă  l’Ă©vĂ©nement, contenu de lĂ©vĂ©nement (plĂ©nière, ateliers, animations…)

Vous verrez, une fois ce cadre dĂ©fini, la suite ne sera que plus facile !

2. Construisez votre rĂ©tro planning 

Listez l’ensemble des tâches préparatoires nécessaires, avec pour chacune : leur responsable, la durée estimée et leur échéance.

Partez du jour J et remontez le temps jusqu’à la date actuelle pour les positionner dans votre planning. N’oubliez pas de planifier des points réguliers avec vos collaborateurs pour valider les étapes de l’organisation.

Exemples de tâches :

  • DĂ©finir le Contexte/Objectifs/Enjeux,
  • Choisir le thème,
  • DĂ©finir le dĂ©roulĂ© gĂ©nĂ©ral du sĂ©minaire,
  • PrĂ©ciser les missions de chacun.
  • PrĂ©parez la liste des invitĂ©s,
  • Envoyer vos invitations (avec deadline pour les rĂ©ponses),
  • Enregistrer les retours et valider le nombre de participants,
  • Envoyez le cahier des charges aux prestataires,
  • Comparez les devis, sĂ©lectionnez votre partenaire, verser l’acompte pour confirmer la rĂ©servation,
  • RepĂ©rer les lieux,
  • DĂ©finissez les animations,
  • RĂ©ceptionner les supports de prĂ©sentation,
  • DĂ©finir les besoins techniques supplĂ©mentaires,
  • Organiser la logistique.
  • 3. Brainstormez 

    Une fois le cadre posĂ©, c’est le moment de brainstormer :

    Lieux, animations, team-buildings et thèmes sont autant de sujets pour lesquels vous allez pouvoir apporter votre créativité. N’hésitez pas à lire des témoignages sur internet pour vous inspirer. Allez du plus large au plus précis.

    4. Utilisez les bonnes ressources 

    C’est le moment de concrétiser toutes vos idées. Encore une fois, aidez-vous des nombreuses ressources disponibles en ligne. Sur Kactus, vous disposez d’un service gratuit pour découvrir et réserver vos salles, traiteurs, activités et hébergements. Vous pouvez ainsi découvrir les photos et tarifs de centaines de lieux en quelques minutes et recevoir les devis sous quelques heures. La facturation est centralisée pour un gain de temps supplémentaire.