Usine, château, loft, cabane, atelier d’artiste ou plein air… les lieux de séminaires atypiques ont le vent en poupe !

Face à la demande grandissante, de plus en plus de salles décalées ouvrent leurs portes. Ce type de salle permet de rompre avec le quotidien de vos collaborateurs et crée une dynamique d’équipe et une atmosphère de travail unique. Mais attention ! A vouloir faire trop original, on peut parfois oublier l’essentiel.

Aujourd’hui, nous vous donnons quelques astuces pour choisir un lieu original sans se tromper.

1. Sélectionnez un site en cohérence avec vos objectifs 

Définissez en premier lieu l’objectif de votre séminaire. Le type de salle en découlera.

S’il s’agit de célébrer une année florissante, il faut être à la hauteur ! Dans ce cas, choisissez LA salle qui suscitera un effet « Wahoo ». Toutefois, si le séminaire a pour but de redynamiser une activité en berne, mieux vaut jouer la carte de la sobriété.

2. Gérez les espaces 

Restez pragmatique dans votre choix de salle et fiez-vous au nombre de participants que vous avez fixés.

Rien de pire qu’une salle beaucoup trop grande où l’on se sent perdu. A l’inverse, une salle trop petite peut vite se révéler oppressante.

Dans un séminaire, il est coutume de diviser la journée en plusieurs parties : la plénière (plus formelle), les ateliers (plus interactifs) et les animations (plus ludiques). Assurez-vous que le lieu choisi s’adapte à ces différents moments. Si possible, privilégiez des espaces modulables, à adapter au cours de la journée. Toutefois, si vous avez besoin de plusieurs espaces bien distincts pour vos sous-commissions, évitez les lofts. Par définition ils n’ont souvent qu’une seule pièce.

3. Renseignez-vous sur les budgets

Le prix par personne d’un séminaire dans un lieu atypique peut facilement varier du simple au triple voire au quadruple ! Si les tarifs pratiqués par les lieux type espaces de coworking sont très compétitifs, en moyenne 30 à 40% moins chers que les lieux plus classiques, ce n’est pas vraiment le cas des autres. Une journée d’étude dans un loft ou sur un yacht vous reviendra au contraire plus cher. Sachez que les frais de location d’un loft sont les mêmes, quel que soit le nombre de participants. Ainsi pour une réunion en petit comité les frais par personne grimpent très vite.

4. Assurez-vous de l’intimité 

Si vous abordez des sujets confidentiels pendant votre séminaire, assurez-vous de l’intimité dont vous disposerez. L’espace est-il fermé, partagé, est-ce un lieu de passage ? Les salles sont-elles insonorisées ? Autant de facteurs que vous devrez vérifier avant de réserver. Par exemple un espace de coworking reste un espace partagé ; des résidents y travaillent. A éviter donc si des sujets sensibles doivent être abordés !

5. Vérifiez le matériel 

Vérifiez avec le prestataire l’ensemble du matériel disponible sur place pour éviter les mauvaises surprises. Le plus souvent, un vidéoprojecteur, un tableau blanc, une pieuvre de conférence ainsi qu’un paperboard sont nécessaires. Veillez à ce que la connectivité soit compatible pour les différents types d’ordinateurs et assurez-vous de la puissance de la connexion internet. Enfin, si votre événement a lieu durant la période estivale, il vous faudra un espace climatisé.

6. Anticipez 

On ne le répètera jamais assez, avec l’attrait grandissant pour les salles atypiques, certains sites se réservent des mois à l’avance ! Il n’est jamais trop tôt pour débuter vos recherches …

7. Consultez d’autres avis 

Certains sites trop atypiques peuvent se révéler inadaptés à un séminaire. Ne vous contentez pas des brochures pour faire votre choix. Faites une visite des lieux pour vous assurer de leur conformité ou consultez des avis au préalable pour conforter votre choix.