Comment accueillir les nouveaux salariés ?

Comment accueillir les nouveaux salariés ?

Un nouvel employé rejoint votre entreprise aujourd’hui ? Félicitations : il y a 20% de chances pour qu’il souhaite déjà vous quitter. Heureusement ce n’est pas une fatalité. Le remède ? Un accueil soigneusement préparé – aussi appelé onboarding !

Un petit cocktail de bienvenue ?

Le processus d’intégration : un enjeu sérieux

“Lorsque Clément a pris ses fonctions […] il est tombé des nues : pas d’ordinateur ni de bureau disponible, personne ne l’attendait.” Ce genre de témoignage n’est pas rare. En cause ? Un manque de moyens investis dans le processus d’intégration, d’encadrement des nouveaux, mais aussi de bienveillance à leur égard… Souvent, personne ne se dévoue pour les accueillir, ni ne sait comment faire. Le processus d’intégration est même perçu comme une “patate chaude”, c’est à dire, une perte de temps et d’argent… Et pourtant !

On l’a dit : un accueil raté suscite forcément la démotivation des nouvelles recrues. Ce n’est pas un hasard si 13% des CDI s’arrêtent à la période d’essai – à l’initiative du salarié la plupart du temps. Pour l’entreprise, ces erreurs de casting peuvent coûter cher : 27 000 euros selon certains experts, entre 50 000 et 100 000 euros pour d’autres. Sans compter les effets déstabilisateurs et démoralisant sur les équipes en place…

Mais les conséquences d’une mauvaise intégration ne sont pas seulement pécuniaires. Dans les métiers dangereux, elles peuvent être irréparables. L’Institut national de recherche et de sécurité au travail (INRS) a mesuré qu’une grande part des accidents graves touchaient les nouveaux arrivants, surtout dans les quinze jours qui suivent leur embauche. Le rapport conclut : “Un bon accueil est un acte important en matière de santé et de sécurité.”

Si les risques d’une intégration bâclée ne sont plus à prouver, encore faut-il souligner les bénéfices d’une intégration réussie ! Mieux accueilli, mieux formé, le nouvel arrivant sera plus vite opérationnel ; il ne freinera pas ses collègues avec des questions intempestives et, sur le long terme, il sera plus fidèle à l’entreprise. Surtout, le processus d’intégration est un moment crucial pour les entreprises qui grandissent et qui souhaitent renforcer leur culture interne, plutôt que de la diluer. Dès leur arrivée, les nouveaux doivent être “jetés dans le bain”, s’imprégner du jargon, des valeurs, de l’état d’esprit… Ils ne demandent que ça !

Maintenant, nous savons toute l’importance d’une bon accueil. Encore faut-il savoir l’organiser.

Le B-A BA de l’accueil

Tout d’abord, il faut clairement désigner celles et ceux qui seront en charge de l’intégration, car il y a peu de chances pour que les salariés prennent spontanément sur leur temps de travail. On peut choisir une personne ou plusieurs, de manière ponctuelle ou régulière, selon les besoins : l’important, c’est d’officialiser le processus d’intégration, tout comme rôle “d’intégrateur” (ou “tuteur”), pour qu’ils soient pris au sérieux. Dans une petite entreprise (moins de vingt 20 salariés), tous les collaborateurs pourront être mises à contribution, chacun se relayant pour transmettre des informations propres à son poste et ses compétences, suivant un planning établi à l’avance. Dans une entreprise plus grande, l’intégration d’un nouveau sera plutôt prise en charge par ses collaborateurs directs ; ils n’oublieront pas de lui présenter les équipes avec lesquelles il travaillera, ses équipes “ressources”, ainsi que les équipes RH.

Au minimum, l’intégration doit permettre au nouveau salarié de comprendre schématiquement l’organisation de l’entreprise, la fonction de chaque équipe, et ce qu’on attend de lui. Le nouveau reçoit également son matériel, se familiarise avec l’intranet et les logiciels en usage. Il peut aussi commencer par une première mission, pour se “mettre en jambe”.

Et pourquoi pas faire l’expérience d’un métier terrain fondamental pour l’entreprise ? Par exemple, chez Renault, tous les nouveaux commencent par un stage d’immersion d’un mois, d’abord en usine, puis en magasin. Même les cadres dirigeants s’y plient !

Il est aussi courant de faire tester aux nouveaux le produit/service de l’entreprise. Ce n’est pas toujours possible, mais c’est un effort toujours apprécié qui donnera du sens à leur travail.

Beaucoup d’entreprises (68%) distribuent un petit livret d’accueil. C’est un bon support pour centraliser les informations essentielles que les nouveaux pourraient oublier (d’autant qu’ils sont, saturés d’informations pendant les premiers jours) : annuaire des collaborateurs, organigrammes, termes techniques, procédures de base… C’est rassurant pour tout le monde !

Autre idée : associer, à chaque nouvel arrivant, un parrain ou une marraine. Moins formels que le tuteur, les parrains et les marraines sont des personnes expérimentées que le nouveau n’hésitera pas à déranger pour poser les questions qui ne sont pas directement liées à son poste, ou même, tout bêtement, pour ne pas déjeuner seul les premiers jours…

Et pourquoi pas offrir des petits cadeaux ? Par exemple un sac floqué, avec un t-shirt à l’effigie de l’entreprise, un calepin et une bouteille de vin ? Vous trouvez cela légèrement exagéré ? C’est pourtant ce que chaque nouveau salarié trouve sur son bureau, le premier jour, quand il arrive chez Twitter.

Quelques idées reçues

“Une bonne intégration dure quelques jours, à partir du moment où le salarié arrive dans l’entreprise.”

Faux ! Une bonne intégration commence avant même l’arrivée du nouveau. Il doit se sentir attendu, “désiré” même. On peut lui donner, par e-mail ou par téléphone, quantité d’informations utiles : les horaires, la tenue exigée, le planning des premiers jours… Tout pour le mettre à l’aise. Si les efforts d’accueil sont particulièrement soutenus pendant la première semaine, idéalement, ceux-ci se poursuivre pendant toute la période d’essai. Il est important que le nouveau puisse se mettre au travail rapidement avec des objectifs clairs sur les mois à venir, qui seront discutés (et peut-être révisés) avec le n+1 lors de points d’étapes réguliers.

“L’intégration concerne les personnes que l’on vient de recruter.” 

Oui, mais pas seulement… On l’oublie, mais l’intégration concerne aussi les salariés qui changent de poste en interne ! Nouvelle équipe, nouveau métier, parfois même, nouveau lieu de travail… Cela mérite bien d’être accueilli, non ?

“L’intégration se fait sur le lieu de travail.” 

Pas forcément. Si l’entreprise possède plusieurs locaux, l’intégration se fait idéalement au siège, et s’accompagne d’un petit mot du président – cela permet au nouveau venu de se sentir considéré. Enfin, il n’est pas rare pour les grandes entreprises d’organiser une ou plusieurs journées d’accueil, à l’extérieur des locaux, avec un véritable… séminaire d’intégration !

Tout est possible. L’essentiel, au fond, est d’affirmer sa bonne volontée ; à vous de jouer !

Sources

Benjamin Stock

Rédacteur chez Kactus depuis juillet 2018.

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