4 Etapes pour Gagner du Temps dans l’Organisation de votre Séminaire

4 Etapes pour Gagner du Temps dans l’Organisation de votre Séminaire

Ce matin au travail, vous vous êtes vu(e) confier une mission de la plus haute importance : l’organisation du séminaire annuel. Un challenge certes passionnant, mais qui rajoute une charge de travail considérable à votre emploi du temps déjà surchargé.

Comment diviser par 4 le temps passé sur cette mission ? Nous vous donnons toutes nos astuces.

1. Fixer le cadre de travail

Avant de vous lancer tête baissée dans l’organisation, essayez d’établir le brief le plus détaillé possible :

  • Les participants (nombre de participants, typologie des participants)​
  • Les dates: dates du séminaire, durée du séminaire, séquençage global des journées / demi-jourées
  • Le budget:  budget global alloué (tranche supérieure, tranche inférieure) répartition fixée par famille de coûts - transports, salle, hébergement, nourriture
  • Le lieu:  région visée, besoins spécifiques pour le lieu, nombre de salles nécessaires, besoins en matériel
  • Le cadre:  thème souhaité, objectifs de l'événement (culture d'entreprise, dynamisation des ventes, lancement produit...),  ton donné à l'événement, contenu de lévénement (plénière, ateliers, animations...)

Vous verrez, une fois ce cadre défini, la suite ne sera que plus facile !

2. Construisez votre rétro planning 

Listez l’ensemble des tâches préparatoires nécessaires, avec pour chacune : leur responsable, la durée estimée et leur échéance.

Partez du jour J et remontez le temps jusqu’à la date actuelle pour les positionner dans votre planning. N’oubliez pas de planifier des points réguliers avec vos collaborateurs pour valider les étapes de l’organisation.

Exemples de tâches :

  • Définir le Contexte/Objectifs/Enjeux,
  • Choisir le thème,
  • Définir le déroulé général du séminaire,
  • Préciser les missions de chacun.
  • Préparez la liste des invités,
  • Envoyer vos invitations (avec deadline pour les réponses),
  • Enregistrer les retours et valider le nombre de participants,
  • Envoyez le cahier des charges aux prestataires,
  • Comparez les devis, sélectionnez votre partenaire, verser l’acompte pour confirmer la réservation,
  • Repérer les lieux,
  • Définissez les animations,
  • Réceptionner les supports de présentation,
  • Définir les besoins techniques supplémentaires,
  • Organiser la logistique.
  • 3. Brainstormez 

    Une fois le cadre posé, c’est le moment de brainstormer :

    Lieux, animations, team-buildings et thèmes sont autant de sujets pour lesquels vous allez pouvoir apporter votre créativité. N’hésitez pas à lire des témoignages sur internet pour vous inspirer. Allez du plus large au plus précis.

    4. Utilisez les bonnes ressources 

    C’est le moment de concrétiser toutes vos idées. Encore une fois, aidez-vous des nombreuses ressources disponibles en ligne. Sur Kactus, vous disposez d’un service gratuit pour découvrir et réserver vos salles, traiteurs, activités et hébergements. Vous pouvez ainsi découvrir les photos et tarifs de centaines de lieux en quelques minutes et recevoir les devis sous quelques heures. La facturation est centralisée pour un gain de temps supplémentaire.

    Camille Bondu

    Chez Kactus depuis le début de l'aventure, Camille est notre experte événementielle. Incollable sur les actualités de nos lieux, elle passe son temps à dénicher des bons plans et des nouveautés à ne pas manquer.

    Journée pluvieuse
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