8 Astuces Simples Pour Réduire les Coûts de Votre Séminaire

8 Astuces Simples Pour Réduire les Coûts de Votre Séminaire

Les beaux jours sont là, et avec eux, l’envie de renforcer votre cohésion d’équipe autour d’activités changeant de l’ordinaire. Seulement voilà, un séminaire, ça a un coût. En moyenne autour de 70 € par personne pour une journée complète.

Comment renforcer la cohésion de votre équipe sans ruiner le service ? On vous donne nos conseils en 8 étapes !

1. Misez sur la bonne période

Automne ou plein été ? Un grand nombre de professionnels proposent des tarifs préférentiels pour la basse saison. Ainsi, un séminaire organisé pendant les vacances scolaires ou en début de semaine sera en moyenne moins onéreux. Choisir la bonne période peut vous faire économiser plusieurs centaines d’euros.

2. Déterminez la durée adéquate

gif temps

Votre séminaire doit-il se dérouler sur un ou plusieurs jours ? Un évènement sur plusieurs jours implique des frais d’hébergement et de restauration supplémentaires qui feront nécessairement augmenter la participation individuelle. Un séminaire d’une journée bien ficelé vaut parfois mieux qu’un séminaire dilué sur plusieurs jours.

3. Choisissez le bon nombre de participants

Le coût d’un séminaire inclut un certain nombre de frais fixes (frais d’organisation, location…). Ainsi, moins les participants seront nombreux, plus le coût par personne sera élevé. Pourquoi ne pas fusionner deux services pour élargir votre cohésion d’équipe ?

4. Ville ou Campagne ?

Saviez-vous que le coût de votre séminaire était étroitement lié à la région ou la ville où il se déroule ? Ainsi, un séminaire en ville sera nettement plus onéreux qu’une échappée à la campagne. Comptez, en moyenne, 90€ pour un séminaire à Paris, 70€ pour un séminaire à Lyon, 55€ pour un séminaire à la campagne.

5. Trouvez le lieu parfait

N’hésitez pas à réaliser des demandes de devis sur plusieurs salles en mentionnant les dates du séminaire, le nombre de participants, vos besoins spécifiques ainsi que votre budget souhaité par jour et par personne. Vous pourrez ainsi comparer les devis obtenus pour les mettre en concurrence.

6. Surprenez avec vos activités

Les activités de team building seront à définir selon les objectifs du séminaire. Un grand nombre d’activités à moindre frais existent aujourd’hui sur le marché :

  • Sport de groupe ou escape game pour renforcer la cohésion,
  • Ateliers artistiques pour la créativité,
  • Activités à sensation pour évacuer le stress etc…

7. Pensez aux déductions fiscales

Dès lors qu’ils sont liés à des objectifs professionnels et accompagnés de justificatifs précis, l’administration admet la déductibilité des frais dépensés à l’occasion de séminaires. Bien entendu, les frais liés aux personnes étrangères à l’entreprise ne sauront être acceptés.

8. Evitez les mauvaises surprises

Passer par un intermédiaire peut être une bonne idée pour gagner du temps et éviter les mauvaises surprises qui viennent gonfler la note. Sur la plateforme Kactus, vous identifiez les bons prestataires pour votre événement et obtenez gratuitement des devis clairs et transparents. De nombreux avis d’autres entreprises viendront appuyer votre choix. Kactus gère également la facturation de vos événements pour faciliter le travail de votre service comptabilité.

On ne le répètera jamais assez, dans une conjoncture difficile les séminaires ne sont pas à proscrire mais sont – au contraire – plus que jamais nécessaires. Ils peuvent ressouder et remobiliser les équipes autour d’un projet et d’une vision d’entreprise commune. Ces événements internes facilitent la communication et décloisonnent les salariés, ce qui coïncide souvent avec un gain de productivité et de performance.

Camille Bondu

Chez Kactus depuis le début de l'aventure, Camille est notre experte événementielle. Incollable sur les actualités de nos lieux, elle passe son temps à dénicher des bons plans et des nouveautés à ne pas manquer.