Tous les outils pour ne plus perdre de temps avec les réunions !

Tous les outils pour ne plus perdre de temps avec les réunions !

Planifier des réunions facilement, leur donner du rythme, s’assurer qu’elles soient suivies d’effets concrets… Et même, pourquoi pas, digitaliser les réflexions collectives pour se passer de rendez-vous physiques ? Pour toutes ces choses, il existe des outils. Accrochez vous. Dans cette jungle, Kactus vous guide.


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Wisembly

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License – à partir de 79€ par mois pour 25 utilisateurs
  • Principale fonction – animer les réunions
  • Langue – français

Un outil complet pour donner du relief à vos réunion, mais qui sera surtout utile pour les plénières et les présentations. Système de question-réponse, sondage, partage de médias, mise en forme immédiate de données chiffrées… Ces fonctionnalités permettront de rendre vos speechs plus vivants, plus interactifs, pour que l’auditoire reste concentré, tout en libérant sa créativité.

    

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Wisembly Jam

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License – gratuit pour la formule de base, payant ensuite
  • Principale fonction – planifier, animer les réunions 
  • Langue – anglais

C’est le petit-frère de Wisembly, spécialement conçu pour les petites réunions du quotidien (moins de vingt personnes). Il permet de prioriser l’ordre du jour et les sujets à traiter, choisir les bons participants, mutualiser les prises de notes pour un compte-rendu à plusieurs mains, assigner des tâches, etc. Le but ? S’assurer que la réunion soit courte, suivie de décisions concrètes et d’actions suivies.

  

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Cisco Spark

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –   gratuit
  • Principale fonction – planifier, animer les réunions
  • Langue – anglais

Cisco, c’est à la fois un agenda, un planificateur de réunions (date, ordre du jour, etc.), et un outil collaboratif de prise de notes – d’ailleurs celles-ci dépassent le simple texte, puisqu’elles intègrent des rappels, des prises de rendez-vous, des documents… Le petit plus de Cisco ? Des « canevas » de réunions, prêts à l’emploi, qui permettront même au débutant d’animer un rendez-vous sans rien oublier d’important !

  

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Padlet

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –   à partir de 12€ par mois pour une entreprise
  • Principale fonction – digitaliser les brainstorming
  • Langue – anglais

Padlet est un outil collaboratif de type « tableau blanc » (même si, en pratique, il est possible de choisir un autre fond que le blanc). Populaire dans l’enseignement, il permet à tous les utilisateurs de partager des vidéos, des images, des textes… sur un même support partagé. Pour en entreprise, c’est un moyen de digitaliser les brainstorming et donc de supprimer les réunions qui leurs sont dédiés.

   

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Tamplo

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License – à partir de 20€ par mois (pour une équipe de 10 personnes)
  • Principale fonction – planifier, animer les réunions
  • Langue – français

Tamplo, c’est d’abord un outil de gestion de projet  : créer des tâches, les assigner, communiquer sur leur avancement… Mais sont originalité, c’est d’être relié à un gestionnaire de réunion. Les tâches sont alors intégrées dans l’ordre du jour, et triées par ordre de priorité. Il n’y donc pas de discontinuité entre vos réunions et votre travail concret du quotidien. Vous êtes certains d’éviter le blabla !

 

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Hermes

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License – gratuit
  • Principale fonction – animer des réunions, digitaliser 
  • Langue – anglais

Hermes en est encore à sa version bêta – ce qui explique sa gratuité totale. C’est un outil tout simple qui permet de gérer cinq salles de réunion, les réserver, puis envoyer des invitations. Quand une réunion est sur le point de commencer, tout le monde reçoit une notification avec l’ordre du jour. L’esthétique épurée se rapproche de celle d’un agenda partagé.

   

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Klaxoon

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –   49€ par mois pour 50 utilisateurs simultanés
  • Principale fonction – digitaliser les réunions, digitaliser les brainstorming
  • Langue – français

Klaxoon propose plusieurs outils, dont deux qui nous intéressent particulièrement. Le premier, « Brainstorming », est un « tableau blanc » perfectionné, où les utilisateurs partagent des images, des textes, filtrent et classent leurs idées… Le deuxième outil, « Meeting », est plus original, puisqu’il permet de dynamiser les réunions (chronomètre, compte-à-rebours, pause, etc.), voir de les digitaliser complètement (vote, sondage, nuage de mots, etc.) pour les faire à distance.

Le petit plus : Klaxoon propose une box qui génère un WiFi local et rassemble tous les outils, pour les utiliser n’import’où, même quand vous n’avez pas de connexion Internet.

    

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StormBoard

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –   à partir de 10$ par utilisateur et par mois (5$ pour les startups)
  • Principale fonction – digitaliser les réunions, digitaliser les brainstorming
  • Langue – anglais

Stormboard est un outil collaboratif qui permet à chacun de participer, avant, pendant, ou après la réunion. Tout commence avec le fameux tableau-blanc, où les idées s’organisent… Puis celles-ci deviennent des tâches, qui sont assignées aux bonnes personnes. Et si vous ne savez pas comment commencer votre réflexion collective, Stormboard propose des centaines de canevas pour les organiser, étapes par étapes.

 

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Minute

  • Technologie – Plateforme web, appli iOS, Android
  • License –   à partir de 3$ par utilisateur et par mois
  • Principale fonction – planifier, animer les réunions
  • Langue – anglais

Cet agenda partagé vous permet de planifiez vos réunions, d’inviter les bonnes personnes et de leur partager des documents préalables. L’originalité de cette application ? Un outil de minutage ! En effet, la réunion se structure en plusieurs points. Vous fixez, à l’avance, le temps de réunion qui sera consacré à chaque point. Ainsi, le jour J, votre réunion ne manquera pas de rythme ! Par la suite, toutes les réunions, avec leur compte-rendus, resteront accessibles en ligne pour tous les collaborateurs.

   

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Podio

  • Technologie – plateforme en ligne, application iOS, Android
  • License –   gratuit pour cinq collaborateurs, puis à partir de 9$ par mois
  • Principale fonction – gestion de projets
  • Langue – anglais

C’est un outil de gestion par projets. Chaque projet correspond à une fiche qui contient tous les fichiers essentiels à la conduite du projet, les plannings qui lui sont spécifiques, etc. Sur chaque fiche, les personnes en charge peuvent également communiquer par message – au point qu’en plus de remplacer les réunions, Podio prétend pouvoir remplacer les e-mails !

    

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Beenote

  • Technologie – plateforme en ligne
  • License –   gratuit pour moins de 5 participants, puis à partir de 5,6€ par utilisateur et par mois
  • Principale fonction – planifier puis animer les réunions
  • Langue – français

Un outil qui permet de créer des réunions avec un ordre du jour clair : on indique les sujets prévus, les responsables, les objectifs visés, les rôles de chaque participant, la durée de chaque sujet… Le compte-rendu peut être écrit à plusieurs mains, et sera partagé automatiquement à tous les participants. Le petit plus de Beenote ? C’est un système entièrement sécurisé pour les documents sensibles – l’entreprise a développé, pendant vingt ans, des solution sécuritaires à destination des tribunaux.

  

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FreeBusy

  • Technologie – plugin compatible avec la plupart des navigateurs
  • License – à partir de 12$ par personne et par mois
  • Principale fonction – planifier des réunions
  • Langue – anglais

FreeBusy est un outil intelligent. Il se connecte simultanément à plusieurs agendas, les analyse, puis propose de lui-même les meilleurs créneaux pour vos réunions. Plus besoin de faire des allers-retours incessants pour trouver le bon horaire ! Cela fonctionne pour les réunions de base, mais aussi pour les réunions qui font intervenir plusieurs entreprises, et pour les conférence-calls.

  

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Assistant.to

  • Technologie – plugin pour Gmail et Google Calendar
  • License –  gratuit
  • Principale fonction – planifier les réunions
  • Langue – anglais

Un outil malin qui vient se greffer à Gmail. Chaque fois que vous ouvrez une fenêtre pour écrire un e-mail, une petite icône « Assistant.to » apparaît dans l’angle inférieur droit. Cliquez dessus pour selectionner des plages horaires pour votre réunion. Celles-ci sont intégrées, dans l’e-mail, sous formes de boutons. Les destinataires n’auront qu’à cliquer sur les boutons qui leur conviennent ; la réunion sera ajoutée, automatiquement, dans les calendriers de chacun.

   

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ClickMeeting

  • Technologie – application iOS, Android
  • License – à partir de 20€ par mois
  • Principale fonction – digitaliser les réunions
  • Langue – anglais

Dans le jargon, on appelle ça un outil de webinaire – c’est à dire de séminaires sur le web. Concrètement, ClickMeeting se présente comme un outil de vision-conférence très perfectionné, mais où le nombre d’animateur est assez limité (en général une personne, et rarement plus de quatre). C’est donc idéal pour les réunions « descendantes », où le but est simplement de communiquer des informations. L’animateur pourra partager son écran, des images, des vidéos, dessiner en direct sur un tableau-blanc, et solliciter des retours du public par un système de sondage. 

  
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MightyMeeting

  • Technologie – application iOS, Android
  • License –   à partir de 19$ par mois pour 10 participants
  • Principale fonction – digitaliser les réunions
  • Langue – anglais

Faites des réunions sans être dans la même pièce – ou sans être dans le même pays ! MightyMeeting se présente comme un outil que chacun doit utiliser sur sa tablette, ou son téléphone, en simultanée, pour que tout le monde soit concentré sur les mêmes images : tableau-blanc interactif, graphiques, diagrammes, etc. Notez que seul l’initiateur de la réunion doit télécharger l’application ; les autres pourront simplement se connecter par Internet.

   

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Meetingbird

  • Technologie – plugin pour Gmail
  • License –   à partir de 9$ par personne et par mois
  • Principale fonction – planifier les réunions
  • Langue – anglais

Plutôt que de faire des allers-retours avec votre interlocuteur pour trouver la bonne plage horaire ! Envoyez-lui simplement le lien de votre agenda Meetingbird – votre interlocuteur n’a même pas besoin du plugin pour le consulter. Il pourra donc voir une version « neutre » de votre agenda, indiquant seulement les plages horaires auxquelles vous êtes libre, et celles qui ont vos préférences. Il pourra alors choisir le bon créneau pour votre réunion : cela n’aura pris qu’une minute ! Et si ça marche à deux, ça marche aussi quand on est plus nombreux !

 

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Calendly

  • Technologie – plugin pour les calendriers (Google, Outlook, etc.)
  • License –  gratuit pour la version de base, puis à partir de 8$ par utilisateur et par mois
  • Principale fonction – planifier les réunions
  • Langue – anglais

Le fonctionnement de ce plugin est très proche de Meetingbird. Pour fixer une réunion, il suffit en effet de placer dans un e-mail le lien de votre agenda Calendly ; les interlocuteurs n’auront qu’à choisir un créneau parmi les plages horaires où vous êtes disponible. Calendly se démarque néanmoins grâce à quelques fonctionnalités intéressantes : rappels SMS avant les réunions, gestion des différent fuseaux horaires, mais aussi rapports d’activité, pour mieux suivre l’avancement de vos campagnes et la motivation des équipes.

  

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Perfony

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –  à partir de 55€ par mois, pour toute l’entreprise
  • Principale fonction – ne conserver que les réunions utiles
  • Langue – français

Perfony se conçoit comme le chaînon manquant entre le gestionnaire de tâche et l’outil de gestion de projet. D’abord, il offre une vue d’ensemble sur les réunions auxquels on peut être utile. Une fois la réunion passée, celle-ci est évaluée par les participants, et de manière anonyme. Ainsi, l’organisateur obtient immédiatement un avis et une tendance. Enfin, si un dysfonctionnement est constaté sur une réunion, un questionnaire plus complet sera envoyé aux participants – ce qui permettra, ensuite, de mieux redresser la barre.

  

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Vyte

  • Technologie – application iOS
  • License –  gratuit pour la version de base, puis à partir de 8€ par mois
  • Principale fonction – planifier les réunions
  • Langue – anglais

Vyte, ça ressemble à « vite ». Et le hasard fait bien les choses, car la promesse de Vyte, c’est bien de vous aider à planifier vos réunions dix fois plus vite ! Sur votre Iphone, c’est un jeu d’enfant : ajoutez des invités directement depuis votre carnet de contacts, vérifiez leurs disponibilités (pour cela, ils auront besoin d’installer Vyte de leur côté), proposez des moments qui conviennent à tous… Les invités confirment en un clic et reçoivent automatiquement l’événement dans leurs agendas respectifs. Bref. Vyte ne ré-invente pas la poudre, mais son ergonomie et sa gratuité lui permettent de se démarquer !

  

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Meet Jammy

  • Technologie – coaching personnalisé
  • License –  à partir de 8 000 € pour un diagnostic collectif
  • Principale fonction – planifier les réunions
  • Langue – français

Jammy commence par un diagnostic : il envoie un questionnaire à tous les salariés qui participent à des réunions. Ainsi, Jammy va mieux cerner les problèmes qui touchent l’entreprise. Puis, il va aussi donner des conseils personnalisés pour que chacun aille vers des réunions plus collaboratives et plus efficaces. Avant la réunion, il va proposer un ordre du jour personnalisé pour faciliter l’atteinte des objectifs de tous les participants. Enfin, Jammy permet de mesurer la transformation des pratiques et de suivre le niveau de satisfaction de votre organisation.

      

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Beekast

  • Technologie – plateforme en ligne, sans téléchargement
  • License –  gratuit pour 3 participants, puis à partir de 19€ par mois
  • Principale fonction – animer les réunions, digitaliser les réunions
  • Langue – français

Beekast propose plus de 50 fonctionnalités pour mettre du peps dans les réunions : mur de messages (potentiellement anonymes), nuage de mots, sondage en direct, tableaux et challenges collaboratifs, etc. Il est possible d’interagir sans être physiquement présent à la réunion. Les compte-rendus sont générés automatiquement et, grâce aux questionnaires, vous connaîtrez la satisfaction de tous les participants tout au long du projet.

   

  

Benjamin Stock

Rédacteur chez Kactus depuis juillet 2018.

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